Nota Serahan atau Delivery Order (DO) adalah dokumen yang mengiringi penghantaran barang daripada penjual atau pembekal kepada pelanggan, sebagai bukti barang telah dihantar dan diterima. Walaupun bunyinya seperti dokumen rutin, DO yang tidak diuruskan dengan baik adalah punca utama pertikaian invois, kerosakan ratusan ringgit dalam stok yang tidak dapat dikesan, dan masalah audit yang berlarutan.

Panduan ini menerangkan tujuan DO dalam rantaian pembekalan, perbezaan antara DO dan invois, struktur DO yang lengkap, proses rekonsiliasi dengan Goods Received Note (GRN), dan kesilapan biasa yang menyebabkan DO menjadi sumber masalah bukannya bukti yang kukuh.

Tujuan Nota Serahan

  • Bukti penghantaran — Mengesahkan barang telah dihantar pada tarikh tertentu kepada pelanggan
  • Bukti penerimaan — Tandatangan pelanggan mengesahkan penerimaan dan keadaan barang
  • Asas invois — Invois selalunya dikeluarkan berdasarkan DO yang telah ditandatangani
  • Rekod stok — Mengemaskini sistem inventori bagi penjual dan pembeli
  • Asas tuntutan — Untuk tuntutan kerosakan, kekurangan, atau ketidakcocokan
  • Dokumen audit — Bagi tujuan audit kewangan, audit cukai, dan audit stok

DO vs Invois — Perbezaan Penting

  • DO — Dokumen penghantaran; tidak memerlukan harga; ditandatangani pada masa penerimaan
  • Invois — Dokumen pembayaran; mengandungi harga, SST (jika berkenaan), terma bayaran; dikeluarkan selepas penghantaran

Praktis baik: DO tidak mempamerkan harga, terutama jika pemandu lori membuat penghantaran kepada beberapa pelanggan yang mungkin berbeza harga. Invois berasingan dihantar kemudian (lazim dalam tempoh 24–48 jam selepas penghantaran).

Struktur Nota Serahan

Bahagian Atas

  • Letterhead syarikat penjual (nama, alamat, nombor SSM, nombor telefon)
  • "NOTA SERAHAN" / "DELIVERY ORDER" — jelas dibold
  • Nombor DO yang unik (kebiasaannya berurutan: DO-2026-0001)
  • Tarikh penghantaran
  • Rujukan PO (Purchase Order) pelanggan jika ada

Maklumat Pihak

  • Penjual / Penghantar — Nama dan alamat penuh
  • Penerima — Nama syarikat / individu, alamat penghantaran (mungkin berbeza dari alamat penagihan)
  • Pihak yang menagih — Jika berbeza dari penerima fizikal (contoh: barang dihantar ke tapak projek, invois ke ibu pejabat)

Senarai Barang

Jadual dengan lajur:

  • Nombor barang / kod stok (SKU)
  • Penerangan barang
  • Kuantiti
  • Unit (pcs, kg, liter, ctn, dsb.)
  • Catatan (jika ada — saiz, warna, batch number)

Kebiasaannya tidak menunjukkan harga unit pada DO yang ditandatangani oleh pemandu di tapak penghantaran.

Pengangkutan

  • Kaedah penghantaran (lori sendiri, kurier, pembekal pihak ketiga)
  • Nombor pendaftaran kenderaan
  • Nama pemandu
  • Tarikh dan masa penghantaran

Maklumat Tambahan

  • Arahan khas penghantaran (contoh: "perlu serahan ke gudang B, bukan reception")
  • Maklumat keadaan barang (contoh: "fragile", "tegak", "suhu sejuk")
  • Bilangan kotak / palet / kontena
  • Berat keseluruhan (jika berkenaan untuk insurans)

Tandatangan Penghantaran

  • Disediakan oleh: Tandatangan, nama, dan tarikh pegawai penjual yang menyediakan DO
  • Dihantar oleh: Tandatangan pemandu
  • Diterima oleh: Tandatangan penerima dengan nama (HURUF BESAR), jawatan, tarikh, dan masa
  • Cop penerima (jika syarikat memerlukannya)

Contoh Format Asas

[Letterhead Syarikat]

NOTA SERAHAN / DELIVERY ORDER

No. DO: DO-2026-0123
Tarikh: 15 Mei 2026
No. PO Pelanggan: PO-XYZ-2026-456

Dihantar Kepada:
XYZ Construction Sdn Bhd
Tapak Projek: Lot 45, Jalan Industri,
40150 Shah Alam, Selangor

Dibilkan Kepada:
XYZ Construction Sdn Bhd
No. 12, Jalan Pejabat,
50450 Kuala Lumpur

Senarai barang yang dihantar:

  • SKU001 — Simen Portland OPC 50kg, Kuantiti: 200 beg
  • SKU002 — Pasir Sungai Halus, Kuantiti: 5 tan
  • SKU003 — Besi Tetulang Y10, Kuantiti: 100 batang

Pengangkutan: Lori WXX 1234, Pemandu: Encik Ahmad bin Salleh

Tandatangan Penerima: __________________
Nama: __________________ Tarikh/Masa: __________________
Cop Syarikat:

Goods Received Note (GRN) — Rekonsiliasi

Selepas penerimaan, pelanggan biasanya mengeluarkan GRN yang memetakan apa yang sebenarnya diterima berbanding apa yang tertera dalam DO:

  • Match penuh — Semua barang diterima dalam keadaan baik; DO ditandatangani tanpa nota
  • Kekurangan — Kurang daripada kuantiti yang dinyatakan; perlu dicatat pada DO sebelum tandatangan
  • Kerosakan — Barang diterima tetapi rosak; perlu dicatat dengan foto sebagai bukti
  • Lebihan — Lebih daripada PO; perlu dimaklumkan kepada penjual untuk kelulusan atau pulangan
  • Tidak betul — Barang yang dihantar bukan apa yang dipesan; perlu dipulangkan

DO yang ditandatangani tanpa catatan adalah pengakuan bahawa semua barang diterima dalam keadaan baik. Pertikaian selepas tandatangan adalah lebih sukar.

DO Dalam Sistem Berkomputer (ERP)

Untuk syarikat menggunakan sistem ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, atau perisian lokal Malaysia seperti SQL Account, AutoCount):

  • DO dijana secara automatik daripada Sales Order yang diluluskan
  • Nombor DO dijana berurutan oleh sistem
  • Penghantaran mengurangkan inventori dalam sistem
  • DO bertanda "DELIVERED" selepas pengesahan
  • Invois dijana berdasarkan DO yang ditandatangani
  • Dokumentasi e-DO (DO digital) semakin lazim untuk B2B

e-Invois LHDN dan DO

Sejak pelaksanaan e-Invois LHDN, pembekal perlu mengeluarkan e-Invois melalui MyInvois Portal atau API. DO bukan e-Invois — ia adalah dokumen logistik. Tetapi:

  • DO masih digunakan sebagai bukti penghantaran fizikal
  • e-Invois dikeluarkan selepas penghantaran berdasarkan DO yang telah disahkan
  • Rekod DO disimpan untuk dipadankan dengan e-Invois semasa audit LHDN
  • Untuk transaksi B2B, e-Invois mungkin merujuk kepada nombor DO sebagai dokumen sumber

Kesilapan Biasa

  • DO tidak ditandatangani. Pemandu menghantar barang tetapi tidak mendapat tandatangan — tiada bukti penghantaran
  • Tandatangan tanpa pengesahan kuantiti. Penerima menandatangani tanpa mengira — kerosakan kemudian sukar dituntut
  • Tiada kondisi barang dicatat. Barang rosak tetapi DO ditandatangani bersih
  • Alamat penghantaran salah. Barang dihantar ke alamat yang salah, masa terbuang
  • Nombor DO tidak unik. Sukar untuk dikesan dan boleh menyebabkan masalah audit
  • Tidak dicocokkan dengan PO. Penghantaran tidak sepadan dengan pesanan asal
  • Invois dikeluarkan tanpa DO. Tiada bukti penghantaran; pelanggan boleh menafikan penerimaan
  • Tiada penyimpanan rekod. DO hilang selepas beberapa bulan, masalah audit
  • Tandatangan oleh orang yang tidak berwibawa. Pengawal keselamatan menandatangani tanpa kuasa rasmi

Polisi Penyimpanan DO

Di bawah peraturan cukai LHDN dan SST, dokumen perakaunan termasuk DO perlu disimpan untuk:

  • 7 tahun — Untuk tujuan cukai pendapatan (Akta Cukai Pendapatan 1967)
  • 7 tahun — Untuk SST (Akta Cukai Perkhidmatan 2018)
  • Untuk industri dikawal selia (farmaseutikal, makanan), tempoh penyimpanan boleh lebih lama

DO digital diterima sebagai pengganti DO bercetak, dengan syarat boleh dicetak dan dibaca dalam tempoh audit.

Polisi Apabila Penerima Menolak Penghantaran

  • Catatkan pada DO sebab penolakan (kerosakan, salah produk, tidak dipesan)
  • Dapatkan tandatangan penolakan oleh penerima jika boleh
  • Ambil foto sebagai bukti
  • Maklumkan jualan dan operasi serta-merta
  • Buat Sales Return / Credit Note jika perlu
  • Kemaskini inventori untuk barang yang dipulangkan

Jana Nota Serahan dengan Popupnote

Penjana Nota Serahan / Delivery Order di Popupnote menghasilkan DO dalam format profesional untuk penghantaran barang antara perniagaan — dengan nombor DO unik, butiran pengangkutan, senarai barang, dan ruang untuk tandatangan penghantar dan penerima. Sesuai untuk B2B dalam pelbagai industri (pembekal pembinaan, perdagangan runcit, manufaktur, pertanian). Penjana berjalan dalam pelayar anda tanpa perlu akaun.